Wir unterstützen öffentliche Verwaltungen auf ihrem Weg
zu modernen Dienstleistungsunternehmen
Personal & Organisation
Die Strukturen des öffentlichen Dienstes sind in der Regel über Generationen gewachsen und müssen immer ihrem kommunalen Anspruch gerecht werden. Bei einer Umstrukturierung und bei der Einführung eines betriebswirtschaftlichen Ansatzes müssen die vorhandenen Werte berücksichtigt werden. Deshalb bieten wir Leistungen wie z.B. Analysen, Konzepte, Gutachten, Schulungen, Seminare u.a., die individuell und praxisorientiert angelegt sind und machen damit die Verwaltung fit für die Zukunft.
Organisations- und Personalberatung / Management
Organisationsberatung (für alle öffentlichen Einrichtungen)
- Stellenbewertungen und -beschreibungen
- Personal- und Stellenbemessung
- Geschäftsprozessoptimierung
- Kostenoptimierung
- Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen
- Workshopangebot für Aufgaben- und Konfliktklärung
- Gebäudemanagement
- Bauhoforganisation
- Bürgerservice / Bürgerämter: Gründung, Aufgabenkritik, Koordination, Abstimmung mit Fachbereichen und Ortsverwaltungen
Personalentwicklung und Personalauswahl
Beratung für Personalwirtschaft und Behörden
- Analysen
- Konzepte
- Gutachten
- Inhouse-Schulungen
- Seminare
- Workshops
Organisationsuntersuchung
Die Aufbauorganisation spiegelt die Zerlegung, Verteilung und Koordination der anfallenden Aufgaben sowie die Kompetenzen der Aufgabenträger wieder. Sie ist die formale Organisationsstruktur, die sich graphisch in einem Organigramm darstellen lässt.
Untersucht werden als Einzelelemente:
- das Organisationssystem (z.B. Einlinien-, Mehrliniensystem)
- die Leitungsbeziehungen (z.B. Hierarchie, Entscheidungskompetenzen, Zuständigkeiten)
- die Aufgabenverteilung (Aufteilung, Bündelung, Überschneidungen)
- die Personalstruktur (Bestand, Qualifikation, Kenntnisse)
Ziel der Organisationsuntersuchung ist es, die Aufbauorganisation bzw. ihre eben genannten Elemente so zu strukturieren, dass sie eine möglichst hohe Effektivität aufweist, um die definierten Unternehmensziele zu erreichen.
Untersuchungsziele im Einzelnen sind:
- ein effizientes Organisationssystem
- effektive Leitungsbeziehungen
- eine optimale Aufgabenverteilung
- eine angemessene und optimierte Personalstruktur
Als Ergebnis der Organisationsuntersuchung erhält man:
- die visualisierte Ist-Struktur der Aufbauorganisation
- die Schwachstellen der bestehenden Aufbauorganisation
- die Optimierungspotentiale
- ein Optimierungskonzept hinsichtlich der oben angeführten Einzelelemente (Soll-Modell)
Die Organisationsuntersuchung erfolgt prinzipiell sowohl primär- als auch sekundäranalytisch. Im Einzelnen kommen, je nach Bedarf, folgende Verfahren der Datenerhebung zum Einsatz:
- Mündliche Interviewsund Expertengespräche
- Analyse vorhandener Prozessunterlagen
Die Interviews und Expertengespräche führen wir v.a. zur Erhebung des Organisationssystems und der Leitungsbeziehungen durch. Sie erfolgen in der Regel auf Leitungsebene vor Ort. Die Analyse der Prozessunterlagen erfolgt i.d.R. beim Auftragnehmer. Durch sie werden v.a. die Aufgabenverteilung sowie die Personalstruktur ermittelt. Aus allen gewonnen Daten ergibt sich die aktuelle Ist-Situation der vorhanden Aufbauorganisation. Sie wird hinsichtlich ihrer Angemessenheit und Effektivität beurteilt. Aus allen gewonnenen Informationen wird schließlich das optimierte Soll-Modell konzipiert. Prinzipiell sind alle Elemente der Aufbauorganisation einbezogen. Auf Wunsch können aber auch nur Teilelemente davon untersucht werden.
Die beschriebene Organisationsuntersuchung kann prinzipiell für alle Bereiche durchgeführt werden.
Besondere Merkmale unseres Vorgehens
Wir sind stets bemüht unsere Arbeit auf Basis der neuesten Erkenntnisse der Organisationswissenschaften durchzuführen. Gleichzeitig achten wir bei unseren Optimierungskonzepten auf deren konkreten Praxisbezug und ihre hohe Praktikabilität. Hierbei schöpfen wir aus unserer umfangreichen Erfahrung bei der Bewertung und Gestaltung von kommunalen Organisationen und beachten, wenn dies sinnvoll erscheint.
Im Hinblick auf die Akzeptanz der jeweils entwickelten Konzeptionen und die Motivation der Mitarbeiter, die erforderlichen Veränderungen tatkräftig zu unterstützen, erarbeiten wir unsere Konzepte in einem ausgeprägten Dialog mit den Auftraggebern bzw. den betroffenen Mitarbeitern. Wir nutzen damit das in der Organisation vorhandene Detailwissen und regen die Mitarbeiter gleichzeitig an, über mögliche Wege zur Effektivitätssteigerung aktiv nachzudenken.
Organisationsuntersuchung des Bauhofes bzw. Betriebshofes
Die Organisationsuntersuchung des Bauhofes bezieht sich i.d.R. sowohl auf die Aufbau- als auch Ablauforgani-sation. Daraus ergeben sich folgende Analysebereiche, die wir je nach Bedarf untersuchen und ggf. konzipieren bzw. restrukturieren:
Untersucht werden als Einzelelemente:
Bereich Aufbauorganisation
- Eingliederung in die Kernverwaltung
- Innere Gliederung des Bauhofes
- Personalstruktur, Personalbemessung
- Fuhrpark, Werkstadt, Arbeitsmittel
Bereich Ablauforganisation
- Auftragsvorbereitung und -abwicklung
- Auftragsarten und Aufgabenverzeichnisse
- Leistungsabrechnung, Einheitspreise
- Outsourcing
Ziel der Organisationsuntersuchung ist es, den Bauhof bzw. Betriebshof wirtschaftlich zu gestalten. Hierzu sind typische Schwachstellen in der Organisation zu identifizieren und durch geeignete Reorgani-sationsmaßnahmen zu beseitigen.
Typische Organisationsmängel sind z.B.:
- Fehlende Aufgabenbestimmung mit eindeutiger Kompetenzabgrenzung
- Fehlende Daten zu Arbeitsumfängen
- Mangelnde Arbeitsvorbereitung und –überwachung
- Fehlende kostenbezogene Leistungsabrechnung etc.
Als Ergebnis der Organisationsuntersuchung erhält man, je nach Auftragsinhalt und –umfang, klare Ergebnisse und Konzept- bzw. Reorganisationsvorschläge zu den oben ausgewiesenen Analysebereichen, wie beispielsweise:
- eine dem Aufgabenbestand entsprechende Personalbemessung
- eine kostenbezogene Leistungsabrechnung
- ein aktuelles und strukturiertes Aufgabenverzeichnis
- Steuerungs- und Kontrollmechanismen zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit etc
Die Analyse erfolgt sowohl primär- als auch sekundäranalytisch. Im Einzelnen kommen, je nach Bedarf, folgende Verfahren zum Einsatz:
- Erhebungsbogen zur Aufgabenerfassung, mündliche Interviews, Expertengespräche, Arbeitsplatzbeobachtungen
- Analyse von Prozessunterlagen
Besondere Merkmale unseres Vorgehens
Wir sind stets bemüht, unsere Arbeit auf Basis der neuesten Erkenntnisse der Organisationswissenschaften durchzuführen. Gleichzeitig achten wir bei unseren Optimierungskonzepten auf deren konkreten Praxisbezug und ihre hohe Praktikabilität. Hierbei schöpfen wir aus unserer umfangreichen Erfahrung bei der Untersuchung und Gestaltung von kommunalen Organisationen.
Im Hinblick auf die Akzeptanz der jeweils entwickelten Konzeptionen und die Motivation der Mitarbeiter, erarbeiten wir unsere Konzepte in einem ausgeprägten Dialog mit den Auftraggebern bzw. den betroffenen Mitarbeitern. Wir nutzen damit das in der Organisation vorhandene Detailwissen und regen die Mitarbeiter gleichzeitig an, über mögliche Wege zur Effektivitätssteigerung aktiv nachzudenken.
Stellenbewertung
Ein entsprechender Hinweis der Gemeindeprüfungsanstalt, Kostendruck oder einfach ein gerechtes Gehaltsgefüge sind nur einige Gründe für eine transparente Bewertung aller Stellen. Mit einer fachlich fundierten externen Stellenbewertung durch erfahrene Praktiker unseres Unternehmens steigt zudem die Akzeptanz der Eingruppierung bei allen Beschäftigten.
Gegenstand der Anforderungsbewertung sind alle in kommunalen Verwaltungen anzutreffenden Stellenarten. Bewertet werden je nach Bedarf:
- Dienstposten der Beamten
- Stellen im Angestelltenbereich
- Stellen im Arbeiterbereich
Ziel der Stellenbewertung ist es, die besoldungsrechtliche Zuordnung bzw. die tarifliche Eingruppierung einer spezifischen Stelle anhand ihrer Stelleninhalte festzulegen. Es wird dabei überprüft, welchen Anforderungs- bzw. Tätigkeitsmerkmalen die zu verrichtenden Tätigkeiten auf der Stelle entsprechen und in welche adäquate Besoldungs-, Vergütungs- oder Lohngruppe die Stelle fällt. Bei den Beschäftigten (seitherige Angestellte und Arbeiter) erfolgt danach die Zuordnung zu einer Entgeltgruppe des TVöD`s.
Als Ergebnis der Stellenbewertung erhält der Auftraggeber je nach Beauftragung der nachstehend aufgeführten Vorgehensweisen:
- Aktuelle und umfassende Arbeitsplatzbeschreibungen mit strukturierten Arbeitsvorgängen
- Objektive Stellenbewertungsergebnisse mit Bewertungs- und Ergebnisblatt sowie Arbeitsorgängen mit prozentualen Anteilen
Je nach anzutreffender Ausganssituation in der Kommune bieten wir drei Grundalternativen des Vorgehens an:
- Alternative 1: Die Stellenbewertungen werden anhand von vorhandenen, gültigen Arbeitsplatzbeschreibungen durchgeführt. Die Bewertung erfolgt in unserem Hause. Vor-Ort-Termine sind hier nicht vorgesehen
- Alternative 2: Die Stellenbewertungen erfolgen anhand neuer Arbeitsplatzbeschreibungen. Diese Beschreibungen werden vom Auftragnehmer erstellt. Sie basieren auf strukturiertenEinzelinterviews mit den Mitarbeitern, die vom Auftragnehmer vor Ort durchgeführt werden
- Alternative 3: Wie Alternative 2. Einzelinterviews werden per Telefon durchgeführt (wenden wir öfters bei geringer Stellenzahl an)
Die Stellenbewertung kann prinzipiell für alle Stellen in allen kommunalen und öffentlichen Bereichen durchgeführt werden. Erfahrungen haben wir dabei in allen Fachbereichen.
- Stellen im Beschäftigtenbereich nach dem summarischen Verfahren gemäß BAT Anlage 1a mit Überleitung in den TVöD
- Stellen im Beschäftigtenbereich des TVöD-Bund
- Stellen im Arbeiterbereich gemäß BMTG mit Überleitung in den TVöD
- Dienstposten der Beamten nach dem analytischen Verfahren der KGSt
- Stellen im Beschäftigtenbereich des TV-V
- Stellen im Beschäftigtenbereich des TV-L