Die Organisationsuntersuchung für Unternehmen, Kommunen und Gemeinden
ist unsere Kernkompetenz

Organisationsuntersuchung


Wir analysieren Ihre Organisation systematisch und unterbreiten Ihnen auf Basis unserer Ergebnisse eine individuelle Strategie. Sollte unsere Organisationsuntersuchung Schwachstellen der bestehenden Aufbauorganisation aufdecken, erarbeiten wir mit Ihrer engen Zusammenarbeit ein Optimierungskonzept.

Gegenstand der Organisationsuntersuchung

Die Aufbauorganisation spiegelt die Zerlegung, Verteilung und Koordination der anfallenden Aufgaben sowie die Kompetenzen der Aufgabenträger wieder. Sie ist die formale Organisationsstruktur, die sich graphisch in einem Organigramm darstellen lässt.

Untersucht werden als Einzelelemente:

  • das Organisationssystem (z.B. Einlinien-, Mehrliniensystem)
  • die Leitungsbeziehungen (z.B. Hierarchie, Entscheidungskompetenzen, Zuständigkeiten)
  • die Aufgabenverteilung (Aufteilung, Bündelung, Überschneidungen)
  • die Personalstruktur (Bestand, Qualifikation, Kenntnisse)
Ziel der Organisationsuntersuchung

Ziel der Organisationsuntersuchung ist es, die Aufbauorganisation bzw. ihre eben genannten Elemente so zu strukturieren, dass sie eine möglichst hohe Effektivität aufweist, um die definierten Unternehmensziele zu erreichen.

Untersuchungsziele im Einzelnen sind:

  • ein effizientes Organisationssystem
  • effektive Leitungsbeziehungen
  • eine optimale Aufgabenverteilung
  • eine angemessene und optimierte Personalstruktur
Ergebnis der Organisationsuntersuchung

Als Ergebnis der Organisationsuntersuchung erhält man:

  • die visualisierte Ist-Struktur der Aufbauorganisation
  • die Schwachstellen der bestehenden Aufbauorganisation
  • die Optimierungspotentiale
  • ein Optimierungskonzept hinsichtlich der oben angeführten Einzelelemente (Soll-Modell)
Methodisches Vorgehen

Die Organisationsuntersuchung erfolgt prinzipiell sowohl primär- als auch sekundäranalytisch. Im Einzelnen kommen, je nach Bedarf, folgende Verfahren der Datenerhebung zum Einsatz:

  • Mündliche Interviewsund Expertengespräche
  • Analyse vorhandener Prozessunterlagen

Die Interviews und Expertengespräche führen wir v.a. zur Erhebung des Organisationssystems und der Leitungsbeziehungen durch. Sie erfolgen in der Regel auf Leitungsebene vor Ort. Die Analyse der Prozessunterlagen erfolgt i.d.R. beim Auftragnehmer. Durch sie werden v.a. die Aufgabenverteilung sowie die Personalstruktur ermittelt. Aus allen gewonnen Daten ergibt sich die aktuelle Ist-Situation der vorhanden Aufbauorganisation. Sie wird hinsichtlich ihrer Angemessenheit und Effektivität beurteilt. Aus allen gewonnenen Informationen wird schließlich das optimierte Soll-Modell konzipiert. Prinzipiell sind alle Elemente der Aufbauorganisation einbezogen. Auf Wunsch können aber auch nur Teilelemente davon untersucht werden.

Untersuchungsbereiche

Die beschriebene Organisationsuntersuchung kann prinzipiell für alle Bereiche durchgeführt werden.

Organisationsuntersuchung des Bauhofes bzw. Betriebshofes


Gegenstand der Organisationsuntersuchung im Bauhof

Die Organisationsuntersuchung des Bauhofes bezieht sich i.d.R. sowohl auf die Aufbau- als auch Ablauforgani-sation. Daraus ergeben sich folgende Analysebereiche, die wir je nach Bedarf untersuchen und ggf. konzipieren bzw. restrukturieren:

Untersucht werden als Einzelelemente:

Bereich Aufbauorganisation

  • Eingliederung in die Kernverwaltung
  • Innere Gliederung des Bauhofes
  • Personalstruktur, Personalbemessung
  • Fuhrpark, Werkstadt, Arbeitsmittel

Bereich Ablauforganisation

  • Auftragsvorbereitung und -abwicklung
  • Auftragsarten und Aufgabenverzeichnisse
  • Leistungsabrechnung, Einheitspreise
  • Outsourcing
Ziel der Organisationsuntersuchung im Bauhof

Ziel der Organisationsuntersuchung ist es, den Bauhof bzw. Betriebshof wirtschaftlich zu gestalten. Hierzu sind typische Schwachstellen in der Organisation zu identifizieren und durch geeignete Reorgani-sationsmaßnahmen zu beseitigen.

Typische Organisationsmängel sind z.B.:

  • Fehlende Aufgabenbestimmung mit eindeutiger Kompetenzabgrenzung
  • Fehlende Daten zu Arbeitsumfängen
  • Mangelnde Arbeitsvorbereitung und –überwachung
  • Fehlende kostenbezogene Leistungsabrechnung etc.
Ergebnis der Organisationsuntersuchung im Bauhof

Als Ergebnis der Organisationsuntersuchung erhält man, je nach Auftragsinhalt und –umfang, klare Ergebnisse und Konzept- bzw. Reorganisationsvorschläge zu den oben ausgewiesenen Analysebereichen, wie beispielsweise:

  • eine dem Aufgabenbestand entsprechende Personalbemessung
  • eine kostenbezogene Leistungsabrechnung
  • ein aktuelles und strukturiertes Aufgabenverzeichnis
  • Steuerungs- und Kontrollmechanismen zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit etc
Methodisches Vorgehen

Die Analyse erfolgt sowohl primär- als auch sekundäranalytisch. Im Einzelnen kommen, je nach Bedarf, folgende Verfahren zum Einsatz:

  • Erhebungsbogen zur Aufgabenerfassung, mündliche Interviews, Expertengespräche, Arbeitsplatzbeobachtungen
  • Analyse von Prozessunterlagen

Besondere Merkmale unseres Vorgehens

Wir sind stets bemüht, unsere Arbeit auf Basis der neuesten Erkenntnisse der Organisationswissenschaften durchzuführen. Gleichzeitig achten wir bei unseren Optimierungskonzepten auf deren konkreten Praxisbezug und ihre hohe Praktikabilität. Hierbei schöpfen wir aus unserer umfangreichen Erfahrung bei der Untersuchung und Gestaltung von kommunalen Organisationen.

Im Hinblick auf die Akzeptanz der jeweils entwickelten Konzeptionen und die Motivation der Mitarbeiter, erarbeiten wir unsere Konzepte in einem ausgeprägten Dialog mit den Auftraggebern bzw. den betroffenen Mitarbeitern. Wir nutzen damit das in der Organisation vorhandene Detailwissen und regen die Mitarbeiter gleichzeitig an, über mögliche Wege zur Effektivitätssteigerung aktiv nachzudenken.

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Über den Umgang und die Umsetzung des kommunalen Datenschutzes

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